cara membuat data mail merge pada microsoft word 2007 – 2010

Cara membuat data dengan fasilitas mail merge pada microsoft word 2007 langkahnya tidak jauh berbeda jika bandingkan dengan microsoft word versi klasik, microsoft word 2007 toolbarnya sangat berbeda dengan versi klasik. jadi di sini saya akan memandu menemukan toolbar-toolbar baru untuk penggunaan fasilitas mail merge.
mari kita mulai belajar bagaimana penggunaan mail mergei pada microsoft word 2007.
1.   bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik pada Microsoft Office 2007.

2.  setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah contoh data seperti di bawah ini.  Untuk teks yang saya beri tanda kurung seperti  , , dan    itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. jadi dikosongkan saja, tidak usah diketik.

3.  Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.

4.    Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge.  Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar   Start maili Merge, lalu klik pada  Step by step Mail Merge Wizard…

5.  Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007,  akan muncul jendela Mail Merge.  Pada Select document type pilih letters,  kemudian klik pada  Next: Starting document ,

6. Tahap selanjutnya pada  Select starting document  pilih Use the current document,  kemudian pilih Next: select recipients

7.  Tahap selanjutnya pada   Select recipents pilih pada Type a New list,  lalu klik pada Create …

8.   setelah kamu klik tombol create, Jendela  New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address yaitu , , dan , maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns

9.  Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela  Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,

10. jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

11.  Setelah kamu menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (nama field pada latihan ini  “nama”, “alamat”, dan “kota” )

12.  Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.  kemudian klik tombol OK

13.  Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini,  dan  Klik pada tombol OK

14.  Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.

15.  Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok

16. sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang , , dan .  kita mulai dari dulu.  Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah  tulisan  Yth. Bp/Ibu/Sdr.

17.  Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu  Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.

18.  Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

19.  Untuk merubah kode  , , dan menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon  Preview Result

20. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

21. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.

sekarang data mail merge telah selesai dibuat, semoga panduan di atas mudah dipahami.

(Sumber : www.belajar-komputer-mu.com)

Kalau belum jelas, cara dengan yang lain :

1. Buatlah halaman pengumuman Ujian Nasional di MS Word 2007 atau MS Word 2010. Misal seperti contoh pengumuman Ujian Nasional dibawah ini :
2. Buat Dokumen Data Siswa Ujian Nasional di MS Excel 2007 atau MS excel 2010. Simpan misal dengan nama data peserta UN Misal seperti contoh dokumen data siswa Ujian Nasional di bawah ini :
3. Dari dokumen word yang sudah dibuat diatas ikuti langkah-langkah berikut :

• Klik Menu Mailings
• Klik Ikon Star Mail Merge kemudian klik Letter
• Klik Ikon Select Recipient kemudian klik Use Existing List, akan muncul kotak dialog berikut :
• Pilih Lokasi File Excel (Data Peserta UN) yang sudah dibuat pada langkah 2 diatas setelah itu klik Open, kemudian muncul kotak dialog berikut :
• Jika dokumen yang anda buat diexcel terletak di Sheet1 maka klik Sheet1$ (harus disesuaikan dengan letak dokumen). Kemudian klik OK.
• Letak kursor di Nama setelah titik dua (:) kemudian klik Ikon Insert Merge Field kemudian klik Nama
• Kemudian lakukan langkah diatas untuk Nomor Ujian dan seterusnya.
• Setelah semua diisi akan tampak seperti gambar berikut :
• Untuk melihat hasilnya klik ikon Priveiw Results dan tampak seperti gambar berikut :
• Untuk melihat data siswa selanjutnya klik Next Record (panah kiri kanan) yang terletak disebelah kanan ikon Preveiw Results
• Untuk mencetak ke printer klik ikon Finish & Merge kemudian klik Print Documents
• Pada kotak dialog Print tentukan record yang harus dicetak. Pilih All kalau mau mencetak semua record, Current Record untuk mencetak halaman yang tampak dan From untuk mencetak dari beberapa record yang anda ingin cetak.

Demikian langkah-langkah untuk membuat Mail Merge. Semoga bermanfaat.

(Sumber : www.nurmanspd.wordpress.com)